Qual a forma correta de efetuar uma compra dentro de uma empresa?
Resposta:
A forma correta de efetuar uma compra dentro de uma empresa depende das regras que a própria empresa definir. Uma das formas corretas de efetuar compras nas empresas é seguir os seguintes passos: especificar a compra, fazer cotação de preços, aprovar a compra, emitir ordem de compra, conferir o recebimento e encaminhar documentos contábeis.
Abaixo seguem explicações sobre cada um dos passos.
1. Especificação da compra
O primeiro passo para iniciar as compras em uma empresa é especificar corretamente o que deve ser comprado. Pode ser feita uma lista em que constem os seguintes itens:
- Tipos de produtos a serem comprados
- Quantidade de cada produto a ser comprada
- Prazo máximo em que os produtos devem ser entregues
- Especificação de marca dos produtos (Em alguns casos é indiferente para a empresa a marca do produto. Outras vezes o produto só pode ser de uma marca específica, e outras vezes ele NÃO pode ser de uma marca que já ocasionou problemas no passado.)
- Especificação do fornecedor (se for o caso)
Algumas empresas possuem programas de computador que geram automaticamente essas listas.
2. Cotação de preços
Nessa etapa, a lista de produtos que você quer comprar com as quantidades e marcas é enviada para os fornecedores de cada produto. O ideal é que isso seja feito por e-mail, por fax ou diretamente no site dos fornecedores.
Cada fornecedor envia então uma proposta de venda, em que especifica:
- Disponibilidade de produtos (em alguns casos, o fornecedor não tem alguns dos produtos em quantidade suficiente, ou não trabalha com a marca que você especificou)
- Prazo de Entrega
- Preço
- Condições de pagamento (se à vista, contra entrega, ou parcelado)
- Frete (especificar se o preço informado já inclui o frete ou se a empresa deve retirar o produto no endereço do fornecedor)
No caso de fornecedores que estabelecem o preço do produto sem o frete incluído, pode ser necessário fazer uma cotação adicional para levantar o preço do frete, que deve ser somado ao preço do produto na hora de apresentar a cotação.
O objetivo da cotação é encontrar melhores oportunidades de negócios, buscando os menores preços e as melhores condições de pagamento.
Para isso, é importante buscar sempre novos fornecedores, que podem ser pesquisados em listas telefônicas, na internet ou em eventos do setor. Quando uma cotação for feita em um novo fornecedor de quem nunca se comprou, é necessário uma cautela extra. Pode ser importante buscar referências sobre o fornecedor com outros clientes, ou mesmo fazer uma pesquisa no PROCON ou no site Reclameaqui.com.br para saber o que os clientes pensam dessa empresa, e que tipo de problema você pode ter se resolver fechar negócio com eles.
3. Definição e aprovação da compra.
A partir das propostas de venda enviadas pelos fornecedores ou obtidas em seus sites, pode ser feita uma tabela comparando as opções de compra. Nesse momento, o proprietário, o gerente da empresa ou o responsável pelo setor financeiro decide se vai optar pelos menores preços ou se vai preferir comprar parcelado, estudando o que é melhor conforme as possibilidades da empresa.
Pode ser decidido negociar preços ou condições de pagamento com algum fornecedor que tenha preferência (por ser confiável ou para obter vantagens comerciais futuras), ou buscar conseguir preços ainda menores, ou mesmo pode ser decidido fazer nova cotação incluindo outros fornecedores ou alterando marcas especificadas ou produtos.
4. Emissão de Ordem de compra.
Assim que a compra estiver definida, é necessário “fechar o negócio” com o fornecedor. Se a cotação tiver sido feita em um site na internet, o fechamento do negócio é feito através do próprio site do fornecedor.
Se não, pode ser feito através da assinatura de um campo de aprovação na proposta do fornecedor, que é enviada por fax ou por e-mail.
Algumas empresas preferem emitir um documento chamado “Ordem de compra”. Esse documento especifica a compra e é enviado ao fornecedor.
Tanto no caso da elaboração de ordem de compra, como no caso de envio de proposta aprovada, é necessário que estejam claramente identificados os seguintes itens:
- especificação dos produtos
- marca dos produtos
- quantidades
- prazo de entrega
- preço
- condições de pagamento
- frete
Quando na compra é especificado o pagamento de uma entrada antes da entrega dos produtos, essa informação deve ser encaminhada ao setor financeiro da empresa para que esse pagamento seja feito.
5. Conferência do Recebimento.
Apesar de muitas vezes não ser feito pela mesma pessoa que faz as compras, o recebimento das mercadorias é considerado parte do processo de compras. É no momento do recebimento que se verifica se o fornecedor cumpriu o que prometeu. Devem ser verificados:
- quantidades (se as quantidades que vieram são as mesmas que você solicitou)
- qualidade dos produtos (se não estão danificados, se estão dentro do prazo de validade)
- marcas (se a marca veio conforme especificado)
- valor da nota fiscal e dos boletos (se os preços dos produtos que aparecem nas notas fiscais e nos boletos estão de acordo com o combinado)
Também é importante verificar se todos os pedidos chegaram nos prazos combinados, para evitar que falte mercadorias para venda.
Se houver algum problema, é necessário entrar em contato com o fornecedor.
6. Encaminhar documentos contábeis.
Após o recebimento das mercadorias, as notas fiscais que as acompanham devem ser encaminhadas para a contabilidade, para que sejam adequadamente processadas.
