Como criar metas para o departamento de compras?

Como criar metas para o departamento de compras de uma empresa no comércio varejista de calçados? Quais os indicadores para meta? Como são remunerados estes profissionais?

Metas

Abaixo seguem alguns parâmetros que são úteis para o estabelecimento de metas em um departamento de compras de uma empresa no comércio varejista de calçados:

1) Preço médio de venda do calçado menos o preço médio de compra (margem bruta). Essa margem é uma decisão estratégica da empresa, e acompanhá-la incentiva as habilidades de negociação do comprador, a execução de cotações de preço mais abrangentes, e sua atenção a oportunidades de compra como realizações eventuais de leilões e queimas de estoque de indústrias ou concorrentes.

2) Porcentagem de rejeições dos calçados recebidos. Quando se recebe um lote de mercadorias, elas podem ser rejeitadas por estar fora da especificação, por terem vindo com defeito, pelo preço da nota fiscal vir com valor diferente do que foi acordado e outros. A responsabilidade por esse problema pode não ser do comprador, mas é importante acompanhar esse índice devido ao papel do comprador na escolha e relacionamento com o fornecedor. Ele pode ajudar a prevenir esses problemas através da melhora dos processos de compras.

3) Porcentagem do estoque que não se movimentou. Um calçado que não é vendido na estação acaba propiciando uma lucratividade muito menor ou até prejuízo para empresa. Acompanhar o estoque não vendido serve para apurar as compras de modo a que as numerações, linhas e marcas sejam mais adequadas ao público da loja.

4) Número de pedidos de emergência. Dependendo do processo de compras da loja, pedidos de emergência podem acarretar em custos maiores de mercadoria, frete e operacionais. No entanto, a falta de um sapato da moda que esteja sendo procurado pelos clientes abre espaço para a concorrência. E ter um produto que todo mundo quer aumenta a clientela. Portanto, esse índice deve ser acompanhado e analisado conforme o contexto. Seu aumento pode tanto indicar um comprador mais interessado e o aproveitamento de oportunidades, quanto um comprador que não faz adequado planejamento.

5) Custos operacionais do setor (telefone, salários, papel, etc.). Os atacadistas e as indústrias estão aderindo ao uso da internet: alguns oferecem sistemas online em que o comprador entra no site para fazer o pedido, outros usam o MSN, Skype e e-mail para receber e enviar cotações e pedidos. O setor de compras da empresa pode reduzir muito seus custos aderindo a essas soluções, por isso esses custos devem ser acompanhados. Além disso, sistemas informatizados que automatizam muitas das funções de compras reduzem os tempos gastos nos processos de cotação, elaboração e envio de documentos, permitindo aos compradores dedicarem mais de seu tempo a funções estratégicas como negociação e desenvolvimento de novos fornecedores e produtos.

6) Preço de compra dos calçados. Esse preço pode ser comparado com índices de mercado, preço orçado e preço de venda. O comprador deve estar atento a novas oportunidades, sejam novos fornecedores e indústrias nacionais, novos produtos acessórios e complementares e até mesmo importação de produtos (como os produtos chineses).

7) Lucratividade. Esse indicador é referente ao desempenho de toda a empresa, mas como é muito influenciado pelo setor de compras, deve ser incluído em suas metas. A criatividade do comprador no desempenho de suas funções pode ter efeitos importantes na lucratividade da empresa.

Indicadores

Os seguintes indicadores podem ser usados para as metas do setor de compras:

1) Preço médio de venda do calçado menos o preço médio de compra (margem bruta). Depende da política da empresa. Mas sua comparação mensal quando não há mudança de política é importante.

2) Rejeições de calçados recebidos – Meta: menos de 1%. Não há indicador externo.

3) Estoque que não se movimentou – Isso é medido na troca de estação, a cada 3 meses. A meta depende do volume de vendas, variedade de marcas trabalhadas, fidelidade da clientela e outros. Calcule essa porcentagem para cada estação durante um ano, e acompanhe esse índice, para que seja reduzido conforme mudanças na estratégia de compras.

4) Número de pedidos de emergência. Acompanhar esse índice, para definir política de compras e se é o caso de aumentar freqüência de pedidos usuais e processo de entrega de mercadorias.

5) Custos operacionais. Metas são estabelecidas após implantação de mudanças. Exemplo: adoção do uso de MSN e Skype devem causar redução significativa na conta de telefone.

6) Preço de compra dos calçados. Indicador: IPA – Índice de Preços por Atacado da FGV. No site da FGV é necessário se cadastrar para ter acesso ao índice, mas você pode acessá-lo direto pelo site http://www.ecrel.com.br/inflacao.htm .

7) Lucratividade. Indicadores setoriais de lucratividade publicados na Revista Maiores e Melhores da Exame, anualmente.

Como remunerar

A maneira indicada para remuneração dos profissionais do setor de compras é o pagamento de um salário fixo adicionado de uma premiação trimestral, vinculada à lucratividade da empresa ou ao atingimento de alguma das metas.